医療学会の懇親会でLEDパフォーマンス｜円卓・正餐100名の会長招宴に10分ステージ

学会の懇親会や招宴で「余興をどうするか」は、幹事や運営事務局にとって毎回悩みどころです。講演の連続で疲れた参加者を、着席のまま短時間で引き込む必要があるからです。

2024年11月、栃木県宇都宮市のホテル宴会場で開かれた医療系学会の会長招宴に、Poi Graphicsのオリジナルメンバー Clau Solas（クラウソラス） が出演しました。約100名・円卓正餐という条件で、10分1部のLEDステージを担当した記録です。

出演の概要

実施日	2024年11月20日（水）夜
行事	医療系の全国学会 学術集会 会長招宴（学会本会の前夜）
会場	栃木県宇都宮市 ホテル宴会場（3フロアぶち抜きのフルスパン利用）
参加人数	約100名（医療関係者）
形式	正餐・円卓・着席
出演内容	グラフィックポイ／LEDパフォーマンス　10分・1部構成
出演者	Clau Solas（Poi Graphics オリジナルメンバー）
照明条件	完全暗転

学会長から直々のご指名でした

今回のご依頼は、運営事務局から一般公募のような形で来たものではありません。学会長本人から、会のイメージに合うという理由で直接の指名がありました。

会長招宴は、学会の顔となる先生方が一堂に会する席です。宴席の格を落とさず、かつ講演の延長にならない時間をつくる。この二つを同時に満たす手段として、光の演出が選ばれた形でした。

円卓・正餐100名という条件をどう設計したか

学会の懇親会で最も多いのが、この円卓着席のスタイルです。立食と違って観客が自由に動けないため、演出側の設計が結果を大きく左右します。

客席を回らず、ステージ集中型にした

円卓は構造上、必ずステージに背を向ける席が生まれます。ここでテーブルを回遊する構成を選ぶと、パフォーマーが近くを通った卓だけが盛り上がり、遠い卓は取り残されます。正餐の場合はさらに料理の提供タイミングとぶつかります。

今回はテーブル回遊を行わず、ステージ一点に絞りました。全員が同じタイミングで同じ方向を向く時間をつくるほうが、100名規模の円卓では機能します。振り向く動作は一度で済み、料理の進行も止めません。

完全暗転が取れたことが大きかった

今回の会場では完全暗転が可能でした。LEDパフォーマンスは光の軌跡そのものが演目なので、明るさの条件がそのまま見え方の条件になります。

ホテルの宴会場では、料理提供や安全確保の都合で「調光までは可、完全暗転は不可」という回答になることがあります。この場合でも実施はできますが、演目の組み方が変わります。会場を押さえる段階で照明の可否を確認しておくと、当日の打ち合わせが短く済みます。

当日の演目：グラフィックポイとLEDパフォーマンス

構成は10分の1部制です。グラフィックポイとLEDパフォーマンスで組み立てました。

グラフィックポイは、両手のポイに仕込んだLEDを高速で振り、残像で空中に絵や文字を描く演目です。写真や映像に残りやすいのが特徴で、招宴のように記録が後から共有される場とは相性がいい演目でもあります。

尺を10分に設定したのは、正餐の進行を圧迫しないためです。学会の招宴は挨拶・乾杯・歓談・中締めと決まった流れがあり、演出はその隙間に入ります。20分を超えると食事の時間を削ることになり、逆に5分では暗転から明転までの手間に対して中身が薄くなります。

学会の懇親会に演出を入れるときの確認事項

今回の現場をふまえて、学会・学術集会の懇親会や招宴で演出を検討される場合に、早い段階で押さえておきたい点をまとめます。

確認項目	なぜ必要か
照明の暗転可否	完全暗転か調光止まりかで演目構成が変わります
ステージの間口・奥行・天井高	ポイは腕を伸ばして回すため、高さと横幅が必要です
卓のレイアウト	円卓か長卓かで、見える席と見えにくい席の配分が変わります
進行のどこに挟むか	乾杯直後か中締め前かで、必要な尺と演目が変わります
リハーサル枠	開宴1〜2時間前に確保できると、照明と音の合わせが確実になります
記録の扱い	学会側の広報利用があるか、事前に決めておくと当日動きやすくなります

学会の懇親会は、企業の懇親会と比べて参加者の年齢層が広く、初対面同士が多いという特徴があります。言葉に頼らず、席を立たずに全員が同時に見られる演目は、この条件に噛み合います。

よくあるご質問

完全暗転できない会場でも実施できますか

実施できます。調光のみの会場でも対応しますが、光の見え方が変わるため演目の構成を組み替えます。会場の照明条件をお伝えいただければ、その条件に合わせた案をお出しします。

円卓の着席スタイルでも見えますか

ステージ上での演目であれば、振り向いていただく形で全席から視認できます。今回の約100名の招宴でもこの形を取りました。卓の配置図を事前にいただければ、見えにくい席が出ないか確認します。

どのくらいの尺が適切ですか

正餐形式の懇親会では10分前後が目安です。食事と歓談の進行を止めず、演出としてのまとまりも保てる長さです。歓談時間が長く取れる会であれば、複数回に分ける構成も可能です。

火を使う演目もお願いできますか

屋外や、火気使用の許可が取れる会場であれば可能です。ホテルの宴会場のような屋内会場では、今回のようにLEDでの構成をご提案しています。

リハーサルは必要ですか

開宴前に30分ほどいただけると確実です。照明の落とし方、音出しのきっかけ、登退場の動線を会場スタッフと確認します。今回も開宴前にリハーサルの時間を設けていただきました。

学会・学術集会の懇親会のご相談

会場の照明条件や卓のレイアウト、進行表の段階からご相談いただけます。会期・会場・参加人数が決まっていれば、その条件で組める構成をお出しします。